Als Innovationstreiber mit breitgefächertem Anwendungsspektrum entwickelt Thermokon das Produktportfolio stetig weiter und bieten entscheidende Vorteile durch produktbezogene Leistungen, Sonderlösungen und Engineering. Das gesamte Portfolio ist auf energieeffiziente Gebäude ausgelegt.

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Branche: Sensortechnik für Gebäudeautomation
Eingesetzte Software: mydatastream, Sage 100 (ERP) inkl. Aufgaben-Center, CAS Genesis World (CRM), d-velop d3 (DMS), Microsoft Office
Anzahl Mitarbeiter / PC-Arbeitsplätze: 230 / 110

Zentrale Herausforderung

Verschiedenen Anwendergruppen einen mobilen Zugriff auf bestimmte Unternehmensdaten aus dem ERP- und anderen Systemen komfortabel zur Verfügung zu stellen.

Projektziele

• Den Vertriebsmitarbeitern einen mobilen Zugriff auf Kundeninformationen aus dem ERP-System ermöglichen.
• Der Geschäftsführung und dem Controlling individuelle Auswertungen, basierend auf ERP-Daten, mobil zur Verfügung stellen.
• Die bestehende Unternehmenssoftware beibehalten und nicht in die Cloud verlagern. Die Unternehmensdaten sollen weiterhin on-premises gespeichert bleiben.
• Das Firmennetzwerk durch den mobilen Zugriff nicht gefährden.
• Das Erstellen von Lösungen und Auswertungen soll flexibel möglich und anpassbar sein.
• Den Anwendergruppen sollen nur gezielte Informationen zur Verfügung gestellt werden.
• Zukünftig ein Web-Zugriff auch für externe Anwendergruppen, wie Kunden, ermöglichen.

Ausgangssituation vor der Einführung

Wie viele mittelständische Unternehmen auch, hat Thermokon ein eigenes Rechenzentrum im Haus. Die Anwender arbeiten mit Client-Server-Anwendungen über PC-Arbeitsplätze. Für Außendienstmitarbeiter stehen mobile Endgeräte, wie Notebooks, Tablets und Smartphones zur Verfügung. Um Informationen aus dem ERP-System zu erhalten wählten sich zuvor die Außendienstmitarbeiter im mobilen Einsatz per VPN und Terminalserver-Sessions ein und arbeiteten mit dem externen Client des Sage Aufgaben-Centers. Gleiches galt auch für KPI-Auswertungen der Geschäftsführung und das Controlling.

Der Zugriff von unterwegs war somit zum einen auf Notebooks beschränkt, da eine Einwahl per Smartphone oder Tablet über VPN und Terminalserver-Session nicht benutzerfreundlich umsetzbar war. Zum anderen war das Berechtigungssystem dahingehend nicht ausreichend, um anwenderrelevante Informationen zu definieren und bereitzustellen.

Ein schnelles Nachschauen und Aktualisieren von Informationen waren grundsätzlich immer mit einem Aufwand seitens des Anwenders verbunden und ad hoc nicht möglich.

Als Anforderungen standen Sicherheit und Flexibilität im Fokus

Die Anforderungen zur mobilen Bereitstellung von Unternehmensdaten waren seitens der IT-Abteilung und der Geschäftsführung hinsichtlich Sicherheit und Flexibilität sehr hoch. Zum einen sollte das lokale Firmennetzwerk nicht gefährdet werden, zum anderen kam ein Wechsel des ERP-Systems in die Cloud aus Gründen der Datenhoheit nicht in Betracht – die Daten sollten im Unternehmen bleiben. Der mobile Zugriff durfte nur per verschlüsselter Verbindung erfolgen. Eine leichte Anpassbarkeit und hohe Individualität von Apps sowie eine komfortable Benutzerfreundlichkeit waren weitere Anforderungen.

Zudem suchte man nach einer Möglichkeit den verschiedenen Anwendergruppen nur gezielte und relevante Informationen zur Verfügung zu stellen. Zukünftig sollten auch Kunden die Möglichkeit haben Informationen online einzusehen.

Lösung und Umsetzung

Nach Prüfen und Testen von verschiedenen Systemen und Lösungsansätzen, entschied man sich für mydatastream als Erweiterung für die bestehende Unternehmenssoftware. Durch die frühe Integration von Mitarbeitern aus der Vertriebsabteilung konnte die IT-Abteilung zügig anwenderrelevante Apps erstellen, wie Kundeninformationen zu Umsätzen, Aufträgen, Angeboten, Reklamationen und Rabattmatrizen sowie frei definierbare Berichte aus dem ERP-System, und somit mit mydatastream erfolgreich durchstarten. In weiteren Schritten wurden Auswertungs-Apps für die Geschäftsführung und das Controlling umgesetzt. Heute arbeiten tagtäglich rund 20 Anwender aus Vertrieb, Controlling und Geschäftsführung mit mydatastream. Die Schnelligkeit, die Geräteunabhängigkeit und die Flexibilität sorgen für ein positives Anwendererlebnis – Mitarbeiter und Geschäftsführung seien fasziniert davon.

Fazit und Highlights

„Die Anforderungen konnten mit mydatastream zu 100% umgesetzt werden. Man kann eigenständig Apps bauen und ist nicht festgenagelt“, sagt Ralf Bartling, Softwareadministrator.

• Sicherheit: Daten bleiben im Unternehmen; Firmennetzwerk bleibt unverändert; verschlüsselte Verbindung
• Schnelligkeit: Schnelle Verbindung – schneller als per VPN und schneller als Client des Aufgaben-Centers
• Flexibilität: Frei konfigurierbare Apps, Kontrolle der Daten; Connectoren zu Datenquellen
• Rechtestruktur: Einfach einzurichtende Rechtestruktur, um Daten anwenderbezogen einzuschränken.
• Webbasierend: Mobiler und geräteunabhängiger Zugriff per moderner Web-App-Technologie
• Kosten: preiswert in Anschaffung und Miete; digitale Einbindung von Gelegenheitsanwendern; geringer Verbrauch des monatlichen Datenvolumens

Thermokon plant mydatastream noch weiter auszubauen. Ein BDE-System, um Fertigungsaufträge zurückzumelden, sei für die Zukunft geplant. Ebenso werden Kunden zukünftig über ein Self-Service-Portal aktuelle Auftragsstatus online einsehen können; daher ist für ausländische Anwender die kommende Mehrsprachfähigkeit besonders wichtig. Kurzfristig sollen weitere Datenquellen angebunden werden, um Gelegenheitsanwendern einen zentralen Zugriff und eine einheitliche Benutzeroberfläche zur Verfügung zu stellen. Auch die Niederlassungen sollen zukünftig mit mydatastream angebunden werden. Man sei jetzt auf die mobile Zukunft vorbereitet.

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